Hver gang en ny lejer flytter ind i et lejemål administreret af én af Strømlinets ejendomsadministratorer, sender administratoren en mail med en PDF. PDF’en indeholder lejerens kontaktoplysninger, adresse, CPR-nummer og indflytningsdato — alt det Strømlinet skal bruge for at oprette kunden i deres system. Hidtil havde en medarbejder ansvaret for at åbne hver enkelt mail, læse PDF’en og taste oplysningerne ind manuelt. En opgave der tog op til 30 sekunder per mail — og med omkring 60 mails om ugen blev det en kontinuerlig opgave på medarbejderens kalender.
Problemet: Mange forhandlere, mange formater
Strømlinet modtager indflytningsmails fra flere forskellige ejendomsadministrationsselskaber. Hver afsender bruger sit eget format: nogle sender strukturerede skemaer, andre fritekstbreve. Adresser skrives forskelligt, CPR- og CVR-numre står forskellige steder, og en del mails handler om sekundære indflytninger, tomgang eller flere lejere på samme lejemål — alle scenarier der skal håndteres anderledes.
Det betød at en medarbejder skulle læse hver mail, genkende afsenderen, finde de rigtige felter og indtaste dem korrekt. Det er præcis den type opgave hvor mennesker laver fejl over tid — et glemt felt her, et byttet ciffer der. Vi har tidligere skrevet om hvornår en opgave er moden til automatisering, og denne ramte alle kriterierne: gentagen, regelbaseret, tidskrævende og fejlfølsom.
Løsningen: AI-baseret tekstforståelse i et automatiseret flow
Streamline Studio byggede et flow der kombinerer almindelig indbakke-overvågning med AI-baseret dokumentforståelse:
- Overvågning af delt indbakke — Flowet registrerer automatisk nye mails fra ejendomsadministratorerne så snart de ankommer, og henter de vedhæftede PDF’er.
- AI-baseret dataudtræk — Hver PDF analyseres af en sprogmodel, der er specialtrænet til at forstå hver enkelt forhandlers format og udtrække de relevante kundeoplysninger — uanset om de står i et skema, en fritekstlinje eller spredt over flere afsnit.
- Intelligent håndtering af særtilfælde — Sekundære indflytninger, tomgang, lejemål med to lejere, manglende CPR eller CVR og forskellige adresseformater håndteres alle efter præcise regler bygget ind i flowet.
- Automatisk registrering — De udtrukne data skrives direkte i Strømlinets system, klar til videre behandling — uden at en medarbejder skal røre en eneste mail.
Hele processen kører i baggrunden, døgnet rundt.
Resultatet: Fra medarbejdertid til 5 øre pr. mail
Effekten af automatiseringen er målbar fra dag ét:
- Fra 30 sekunders manuel håndtering til 5 øre pr. mail i driftsomkostning — ca. 3 kroner om ugen for at håndtere samtlige 60 indflytninger.
- Konsekvent dataregistrering — AI-modellen følger de samme regler hver gang og bytter ikke om på CPR og CVR.
- 24/7 håndtering — Mails registreres med det samme de ankommer, også uden for arbejdstid og i ferier.
- Frigjort medarbejdertid — Tiden der tidligere gik til indtastning bruges nu på opgaver der faktisk skaber værdi.
Det er præcis den type gevinst vi går efter, når vi hjælper virksomheder med at automatisere deres arbejdsgange — ikke teknologi for teknologiens skyld, men konkrete timer og kroner sparet.
Hvad kan AI-baseret automatisering gøre for din virksomhed?
Strømlinets case viser hvor stor en forskel det gør, når man kombinerer almindelig automatisering med AI-baseret dokumentforståelse. Det åbner for at automatisere processer der tidligere var “for komplicerede” eller “for variable” — som mails fra mange forskellige afsendere, PDF’er i forskellige formater eller dokumenter med ustruktureret tekst.
Har du en lignende udfordring i din virksomhed? Kontakt Streamline Studio for en uforpligtende snak om, hvad vi kan automatisere for dig.